15 Contoh Surat Niaga berdasarkan Jenis-Jenisnya

Surat niaga digunakan sebagai alat komunikasi formal dan tertulis untuk berbagai kegiatan bisnis. Yuk, kita bahas secara lengkap beserta contohnya!

—

Ada banyak jenis surat, masing-masing dengan fungsi yang berbeda. Kali ini, kita akan belajar tentang surat niaga, yaitu surat yang sering digunakan dalam dunia bisnis. Surat ini berfungsi sebagai alat komunikasi resmi antara perusahaan dengan berbagai pihak yang terlibat dalam bisnis. Apa itu surat niaga? Yuk, simak penjelasan dan contoh-contohnya berikut ini!

 

Pengertian Surat Niaga 

Surat niaga adalah surat resmi yang dibuat oleh perusahaan atau individu untuk keperluan bisnis. Surat ini digunakan sebagai alat komunikasi antara perusahaan dengan klien atau dengan pihak lain yang terlibat dalam proses bisnis seperti produsen, distributor, konsumen, supplier, atau mitra bisnis.

Surat niaga membantu memperjelas kesepakatan dan mencatat transaksi secara tertulis, sehingga bisa menjadi bukti jika diperlukan di kemudian hari. Surat niaga bisa digunakan untuk menyampaikan informasi pesanan, pembayaran, penawaran, atau komplain dalam dunia bisnis.

Baca juga: Surat Resmi: Pengertian, Tujuan, Fungsi, Struktur dan Contoh

 

Format Surat Niaga

Surat niaga termasuk surat resmi, sehingga harus ditulis sesuai format atau struktur yang tepat. Berikut adalah format surat niaga: 

1. Kop Surat
2. Nomor Surat
3. Lampiran 
4. Perihal atau Hal
5. Tanggal Pembuatan Surat
6. Alamat Penerima 
7. Salam Pembuka
8. Bagian Isi
9. Salam Penutup
10. Tanda Tangan dan Nama Jelas

 

Baca juga: Contoh Surat Resmi Berbagai Jenis dan Strukturnya

 

Fungsi Surat Niaga 

Surat niaga memiliki beberapa fungsi, antara lain: 

1. Sebagai bukti nyata atas suatu perjanjian. 
2. Sebagai panduan kerja dalam melaksanakan tugas.
3. Sebagai media promosi.
4. Berfungsi sebagai alat pengingat.
5. Sebagai bahan untuk pengambilan keputusan. 
6. Merekam jejak transaksi atau kegiatan bisnis. 

 

Jenis-Jenis Surat Niaga 

Berikut adalah beberapa jenis surat niaga yang umum digunakan dalam dunia bisnis:

1. Surat Permintaan Penawaran

Surat ini dikirim oleh calon pembeli kepada penjual untuk meminta informasi mengenai produk atau jasa. Permintaan yang dimaksud bisa berupa katalog produk, harga, promo yang berlaku, spesifikasi produk dan informasi lainnya. 

 

2. Surat Penawaran

Surat penawaran berisi balasan untuk permintaan penawaran yang dikirimkan calon pembeli. Tapi, nggak selalu membalas permintaan penawaran, surat ini juga bisa digunakan untuk menawarkan produk atau jasa kepada pembeli secara langsung. 

 

3. Surat Pesanan

Surat ini dikirim oleh pembeli kepada penjual untuk memesan barang atau jasa. Biasanya, pengirim akan mencantumkan jenis produk, jumlah yang dibeli, serta metode pembayaran.

 

4. Surat Perkenalan 

Surat perkenalan digunakan oleh perusahaan untuk memperkenalkan bisnisnya, seperti produk atau jasa yang mereka miliki kepada calon pembeli atau mitra bisnis. 

 

5. Surat Penolakan Pesanan

Surat penolakan pesanan dikirim penjual kepada pembeli untuk memberitahu bahwa pesanan yang diajukan tidak dapat dipenuhi, disertai alasan penolakan seperti stok habis atau kendala lainnya.

 

6. Surat Pengiriman Pembayaran 

Surat ini dikirim oleh pembeli kepada penjual sebagai pemberitahuan bahwa pembayaran sudah dilakukan, biasanya dilengkapi dengan bukti pembayaran.

 

7. Surat Komplain atau Pengaduan 

Contoh surat niaga yang dikeluarkan oleh pihak pembeli adalah surat komplain. Surat ini dibuat oleh pelanggan yang ingin mengajukan keluhan terkait produk, jasa, atau layanan seperti barang rusak, keterlambatan, atau salah kirim. 

 

8. Surat Penangguhan Pembayaran 

Surat ini dikirim pembeli kepada penjual jika pembeli belum bisa membayar tagihan sesuai waktu yang disepakati untuk meminta penundaan waktu pembayaran disertai alasan yang jelas. 

 

9. Surat Penagihan 

Surat ini dikirim oleh penjual kepada pembeli untuk mengingatkan atau menagih pembayaran yang belum selesai. 

 

10. Surat Jawaban Penangguhan Pembayaran 

Surat ini adalah balasan terhadap permintaan penundaan pembayaran dari pembeli, bisa berupa persetujuan atau penolakan dengan alasan tertentu.

 

11. Surat Menjawab Pengaduan 

Surat ini menjawab komplain yang diajukan pembeli sebagai tanggapan, bisa berupa permintaan maaf, solusi, atau penjelasan. 

 

12. Surat Konfirmasi Pesanan

Contoh surat niaga yang dikeluarkan oleh pihak penjual adalah surat konfirmasi pesanan. Surat ini berfungsi untuk memastikan pesanan pembeli telah diterima dan akan diproses sesuai kesepakatan. 

Baca juga: Contoh Surat Dinas Berbagai Tema & Cara Penulisannya

 

Contoh Surat Niaga 

Setelah memahami pengertian, fungsi dan jenis-jenis surat niaga, yuk simak contohnya berikut ini:

1. Contoh Surat Niaga Penawaran 

(Sumber: scribd.com)

 

2. Contoh Surat Niaga Perkenalan

(Sumber: katadata.co.id)

 

3. Contoh Surat Niaga Permintaan Penawaran

(Sumber: scribd.com)

 

4. Contoh Surat Niaga Singkat Konfirmasi Pesanan 

(Sumber: kumparan.com)

 

5. Contoh Surat Niaga Pemesanan Barang

(Sumber: privy.id/blog)

 

6. Contoh Surat Niaga Pemesanan Barang

(Sumber: fyb.detik.com)

 

7.  Contoh Surat Niaga Penolakan Pesanan

(Sumber: majoo.id)

 

8. Contoh Surat Niaga Pengiriman Pembayaran 

(Sumber: scribd.com)

 

9. Contoh Surat Niaga Komplain atau Pengaduan

(Sumber: mamikos.com)

 

10. Contoh Surat Niaga Menjawab Pengaduan

(Sumber: scribd.com)

 

11. Contoh Surat Niaga Penangguhan Pembayaran

(Sumber: Kumparan.com)

 

12. Contoh Surat Niaga Jawaban Penangguhan Pembayaran

(Sumber: scribd.com)

 

13. Contoh Surat Niaga Penagihan 

(Sumber: online-pajak.com)

 

14. Contoh Surat Niaga Pengiriman Barang

(Sumber: sipas.id)

 

15. Contoh Surat Niaga Tenggat Waktu Pembayaran 

(Sumber: berita.99.co)

—

Nah, itulah 15 contoh surat niaga untuk berbagai keperluan, lengkap banget, kan? Kalau kamu tertarik untuk belajar tentang jenis-jenis surat atau materi Bahasa Indonesia lainnya, yuk belajar di Brain Academy! Fasilitas dan materi belajarnya super lengkap. Kamu juga akan belajar bersama Master Teacher berpengalaman dengan metode belajar yang seru!

 

Sumber:

Gramedia.com. Surat Niaga: Pengertian, Fungsi Hingga Macam-Macamnya [daring]. Tautan: https://www.gramedia.com/literasi/surat-niaga/

Contoh Surat Niaga [daring]. Tautan: https://www.scribd.com/document/621483841/contoh-surat-niaga

Contoh Surat Penolakan Pesanan [daring]. Tautan: https://majoo.id/solusi/detail/contoh-surat-penolakan-pesanan (Diakses 20 Maret 2025)