Memahami Surat Resmi dari Tujuan, Fungsi, Struktur, dan Contohnya

Artikel ini membahas pengertian, tujuan, fungsi, struktur, dan contoh surat resmi.

—

Zaman sekarang masih ada nggak sih yang suka kirim-kiriman surat? Gara-gara teknologi, bertukar pesan bisa dilakukan secara online tanpa harus menunggu lama. Meski begitu, ada juga yang masih memakai surat sebagai alat komunikasi, lho. Contohnya pemerintah.

Kira-kira apa ya alasan pemerintah menggunakan surat sebagai salah satu media komunikasi mereka? Jawabannya, karena surat terkesan lebih baku dan formal dalam menyampaikan keperluan. Nah, jenis surat yang dipakai oleh lembaga pemerintahan adalah surat resmi.

 

Pengertian dan Jenis Surat

Sebelum membahas lebih detail mengenai surat resmi, kita ingat-ingat lagi yuk, apa yang dimaksud dengan surat itu sendiri. Surat adalah sarana komunikasi dalam bentuk tulisan yang digunakan oleh individu, kelompok, serta organisasi.

Secara umum, surat digolongkan menjadi 3 yaitu surat pribadi, surat dinas, dan surat niaga apabila ditinjau dari segi bentuk, isi, dan bahasanya. Sedangkan apabila digolongkan berdasarkan pemakaiannya terdiri dari surat pribadi, surat resmi, dan surat dinas.

 

Pengertian Surat Resmi

Menurut KBBI, surat resmi adalah surat yang digunakan untuk keperluan formal oleh pihak tertentu. Mulai dari kepentingan pribadi, lembaga, instansi hingga organisasi. Misalnya, surat edaran, undangan pernikahan, pemberitahuan, dan lain sebagainya.

Surat resmi ditulis menggunakan kaidah kebahasaan atau aturan yang sudah ditentukan, yaitu memakai bahasa baku, isi surat jelas, menggunakan kalimat efektif, serta ditulis secara cermat sesuai keperluan.

 

Tujuan Surat Resmi

Tujuan dibuatnya surat resmi adalah untuk menyampaikan pemberitahuan, izin, penugasan, pengumuman, dan lain sebagainya kepada pihak-pihak yang berkepentingan maupun instansi yang terkait. Penulisan dalam surat resmi ini wajib memakai bahasa baku dan format lain sesuai dengan aturan masing-masing.

 

Fungsi Surat Resmi

Surat resmi memiliki berbagai fungsi dan kegunaan, diantaranya:

1. Surat resmi digunakan untuk menyampaikan informasi penting kepada pihak lain yang berwenang, seperti perusahaan, organisasi, atau pemerintah.

2. Surat resmi digunakan untuk mengirim perintah atau permintaan formal kepada pihak lain, seperti perintah untuk melakukan pembayaran, permintaan untuk menyediakan dokumen, atau permintaan untuk mengadakan pertemuan.

3. Surat resmi digunakan untuk membuat komitmen formal antara dua pihak, seperti kontrak atau perjanjian kerja.

4. Surat resmi digunakan untuk mendokumentasikan transaksi bisnis atau perjanjian antara dua pihak, seperti faktur atau surat pengiriman.

5. Surat resmi digunakan untuk menyampaikan laporan atau hasil investigasi oleh instansi pemerintah atau perusahaan.

6. Surat resmi digunakan untuk meminta izin atau persetujuan dari pihak yang berwenang, seperti izin untuk membangun gedung atau persetujuan untuk mengadakan acara.

7. Surat resmi digunakan untuk menyampaikan pengaduan atau keluhan kepada pihak yang berwenang, seperti pengaduan tentang pelayanan yang buruk atau keluhan tentang kondisi lingkungan.

 

Baca juga: Cara Membuat dan Contoh Abstrak untuk Karya Ilmiah

 

Struktur Surat Resmi

Tak seperti surat pribadi, surat resmi terikat dengan struktur tertentu. Hal inilah yang menjadikan surat resmi terlihat berbeda dengan surat lainnya. Berikut bagian-bagian penting yang ada di dalamnya:

1. Kepala Surat

Kepala surat terletak di bagian paling atas dan memuat nama instansi, logo instansi, alamat, nomor telepon, email atau faksimile.

 

2. Tanggal Surat

Tanggal surat mengacu pada tanggal saat pembuatan surat dilakukan. Tanggal surat meliputi tanggal, bulan, dan tahun. Contohnya: 17 Agustus 2023, 1 September 2023, dan seterusnya.

 

3. Nomor Surat

Nomor surat berhubungan dengan nomor surat instansi yang berkaitan. Biasanya di dalam nomor surat terdapat kode, angka, serta lampiran tahun saat surat itu dibuat. Contoh, nomor surat/kode surat/angka bulan/angka tahun, jika dibuat nomor surat menjadi seperti ini contohnya:

Nomor: 03/KHS-1/V/2023

 

4. Lampiran

Lampiran adalah komponen dalam surat yang berguna untuk mencantumkan petunjuk tentang dokumen yang disertakan. Misalnya, lampiran berkas dan foto dan dibuat seperti berikut:

Lampiran : 3 lembar

Lampiran : dua berkas

 

5. Hal/perihal

Kosasih berpendapat bahwa hal surat adalah pernyataan tentang masalah yang dikemukakan dalam surat. Contoh hal/perihal di dalam surat adalah sebagai berikut:

Hal : Undangan rapat

Hal : Jadwal Ujian Akhir Semester

 

6. Alamat Surat

Alamat surat memuat nama lengkap, identitas, atau alamat dari pihak yang akan dikirimkan surat.

Contoh: Yth. Bapak Azka Rais, S.Pd

Jalan Setiabudi No. 22

Bandung

 

7. Salam Pembuka

Pada umumnya, salam pembuka dalam surat resmi adalah Dengan hormat, jangan disingkat karena salam pembuka menunjukkan penghormatan di awal surat. Selain itu, salam pembuka diakhiri dengan tanda koma.

Contoh:

Dengan hormat,

Salam Pramuka,

Assalamualaikum Wr. Wb,

 

8. Isi Surat

Bagian isi surat terdiri dari tiga bagian penting, yaitu: alinea pembuka, alinea pokok, dan alinea penutup.

 

9. Salam penutup

Salam penutup adalah salam penghormatan penulis surat terhadap pihak yang akan menerima surat. Contohnya adalah salam takzim, salam, hormat kami, dan sebagainya.

 

10. Pengirim Surat

Nah, pengirim surat adalah pihak yang membuat dan bertanggung jawab terhadap isi surat. Terdapat 5 unsur penting dalam bagian pengirim surat, di antaranya adalah jabatan pengirim, tanda tangan, stempel atau cap dinas, nama terang pengirim, dan keterangan lain seperti Nomor Induk Pegawai (NIP).

 

Baca juga: Pengertian Puisi, Ciri, Contoh, dan Strukturnya

 

Perbedaan Surat Resmi dengan Surat Pribadi

Surat resmi dibuat dengan mesin ketik dan sejenisnya. Pengiriman surat resmi dapat melalui email atau dicetak dan dikirimkan langsung ke alamat penerima. Penulisan surat resmi memperhatikan PUEBI, menggunakan tanda baca yang baik, serta terlihat profesional. Beberapa surat resmi memiliki kop surat dan huruf kapital yang dicetak tebal.

Sementara itu, dalam pembuatan surat pribadi kita tidak mengenal aturan kebahasaan yang baku. Surat pribadi ditulis dengan kalimat yang bebas serta membahas hal-hal yang bersifat pribadi, seperti percintaan, cerita liburan, dan sebagainya.

 

Baca juga: 650 Kata Baku dan Tidak Baku, Jangan Sampai Tertukar!

 

 

Kaidah Kebahasaan Surat Resmi

Ingat ya, surat resmi mengacu pada kebahasaan yang baku. Selain menggunakan bahasa formal, kamu juga harus memperhatikan 3 hal berikut:

1. Kata Ganti

Pada surat resmi, kata ganti yang digunakan adalah saya, anda, kami, kita, dan beliau.

2. Kata Sapaan

Untuk menyapa penerima surat resmi, penulis dapat menggunakan kata sapa istilah kekerabatan seperti Bapak, Ibu, atau Saudara. Apabila penerima surat memiliki jabatan, maka bisa menggunakan gelar yang tercantum. Contoh: dr. Yudha Amrullah, AKBP Ika Rusdiana, Menteri Keuangan Sri Mulyani.

3. Huruf Kapital, Titik dan Tanda Koma

Huruf kapital digunakan pada awal kalimat, nama orang, hari dan bulan, nama tempat, dan nama jabatan. Sedangkan tanda koma digunakan untuk memisahkan tempat dan tanggal, tempat dan gelar, serta nama dan gelar. Nah, kalau titik adalah tanda baca yang harus ada di setiap akhir kalimat dan singkatan.

 

Contoh Surat Resmi

 

1. Contoh Surat Resmi dari Sekolah

SMA Negeri  1 RUANGGURU

Jalan Tebet Raya No. 99 Jakarta Selatan

No. Telp. (0221) 1234567

 

Jakarta, 05 Mei 2023

 

No: 27/SMAN 1 RUANGGURU/05/2023

Lampiran: –

Perihal: Undangan

 

Yth.

Orang tua/Wali Murid Kelas XII

SMA Negeri 1 Ruangguru

Dengan hormat,

Dalam rangka meningkatkan pengetahuan para siswa siswi SMAN 1 Ruangguru khususnya kelas XII. Maka, pada surat kali ini kami selaku badan pendidikan sekolah kami bermaksud mengadakan studi lapangan bagi siswa siswi baik IPS maupun IPA di luar sekolah. Adapun acara tersebut akan kami laksanakan pada:

 

Hari/tanggal : Sabtu, 13 Mei 2023

Pukul: 08.45 s.d 12.45

Tempat: Kebun Raya Bogor

Acara: Penelitian Tumbuhan-tumbuhan Langka

 

Demikian surat pemberitahuan ini kami sampaikan, atas segala perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih. 

 

Kepala Sekolah

SMAN 1 Ruangguru

(Tanda tangan dan nama lengkap)

 

2. Contoh Surat Permohonan sebagai Pembicara Undangan

 

KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

BADAN PENGEMBANGAN DAN PEMBINAAN BAHASA

 

Nomor: 2191/GTU/2023 16 April 2023

Lampiran: Satu berkas

Hal: Permohonan sebagai pembicara undangan pada KBI XI

 

Yth. Sdr. Iman Santoso. ST., M.T.I.

PT APB Indonesia

Jalan K.H Ahmad Yani Nomor 16

Jakarta

 

Dengan hormat,

Kami beritahukan kepada Saudara bahwa Badan Pengembangan dan Pembinaan Bahasa, Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan akan menyelenggarakan Kongres Bahasa Indonesia (KBI) XI, tahun 2023 dengan mengusuh tema “Menjayakan Bahasa dan Sastra Indonesia”. Tema tersebut menjadi sangat penting karena saat ini bahasa Indonesia sedang berjuang untuk memantapkan perannya sebagai lambang identitas bangsa.

Sehubungan dengan itu, kami bermaksud mengundang Saudara sebagai pembicara undangan dengan topik “Penggunaan Bahasa dan Sastra dalam Teknologi Informasi sebagai Penguat Karakter Bangsa” pada

 

Hari, tanggal : Senin 15 Mei 2023

Pukul : 09.00-10.00

Tempat : Hotel Millenium Kebon Sirih

 

Perlu kami sampaikan bahwa Badan Pengembangan dan Pembinaan Bahasa akan menanggung biaya transportasi dan akomodasi Saudara selama pelaksanaan KBI XI, 15-17 Mei 2023.

Kami berharap Saudara dapat mengisi lembar kesediaan yang kami lampirkan bersama surat ini dan mengirimkan kembali lembar kesediaan tersebut paling lambat pada 8 Mei 2023 melalui alamat pos-el. Sebagai bahan pertimbangan Saudara, kami juga melampirkan deskripsi singkat mengenai KBI XI.

 

Atas perhatian dan kesediaan Saudara, kami ucapkan terima kasih.

 

Salam Takzim

Kepala Badan dan Pengembangan Bahasa,

 

Prof. Dr. Adi Sulaiman, M. Hum.

 

 

3. Surat Resmi Undangan Perayaan Isra Mi’raj

PIMPINAN CABANG

PEMUDA ISLAM INDONESIA DKI JAKARTA

 

9 Rajab 1444 H

1 Februari 2023 M

 

Nomor : 101/A/PCFNU/VII/2023

Sifat : PENTING

Hal : UNDANGAN

 

Kepada

Ketua Ranting Pemuda Islam Indonesia

Kecamatan Mampang Prapatan

di-

Mampang

 

Assalamu’alaikum W.W

Bismillahirrahmanirrahim.

 

Salam silaturrahim kami sampaikan, semoga senantiasa mendapatkan limpahan Rahmat, Hidayah serta inayah dari Allah SWT sehingga diberikan kemudahan di dalam menjalankan tugas sehari-hari. Amin.

Pimpinan Cabang Fatayat NU Jombang mengundang Sahabat untuk hadir pada Peringatan Isra’ Mi’raj Nabi Muhammad SAW dan Hariah ke-59 serta pelantikan Pimpinan Cabang Pemuda Islam Indonesia yang insyaallah akan dilaksanakan pada:

 

Hari : Sabtu

Tanggal : 18 Februari 2023

Pukul : 08.00 WIB

Tempat : Gor Mampang Serbaguna, Jl Mampang X No 57. Jakarta Selatan

 

Demikian atas perhatian dan kehadiran Sahabat kami mengucapkan terima kasih.

Wallahul muwaffiq ilaa aqwamith thariq

Wassalamu’alaikum W.W

 

Ketua 

 

Dwi Kulsum, S.AP

 

4. Contoh Surat Resmi Permohonan Penelitian

Nomor: 12/UN17.15/LT/2023

Lamp : –

Hal : Izin Tempat Penelitian TA/Skripsi

 

Yth.

Kepala Dinas Pemuda dan Olahraga Prov Jakarta

di-

Tempat

 

Dengan hormat,

Sehubungan dengan Penyusunan Tugas Akhir/Skripsi di Fakultas Ilmu Komputer dan Teknologi Informasi Universitas Adipati Tahun Ajaran 2022/2023. Menerangkan bahwa mahasiswa di bawah ini meminta izin untuk melakukan Penelitian TA/Skripsi di tempat Bapak/Ibu:

Nama : Cindy Puspita

NIM : 1500849

No HP : 081234546729

Judul TA/Skripsi : Decision Support System Penentuan Calon Anggota Paskibraka Menggunakan Metode MOORa Pada Dinas Pemuda dan Olahraga Prov. Jakarta.

Demikian surat izin ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.

 

 

Jakarta Selatan, 05 Mei 2023

Koordinator Teknik Informatika

Khalisa Rais 

NIP 234578120 375828 23 859

 

5. Contoh Surat Penawaran

 

No. : 12/KJ/SPH/2023 5 Mei 2023

Hal : Penawaran Barang dan Jasa

Lamp. : 1(Satu) Berkas

 

Yth.

Azka Raus

Pimpinan PT. Sumber Rezeki

Bandung, Indonesia

 

Dengan Hormat,

Bersama surat ini kami bermaksud untuk memperkenalkan perusahaan kamu PT. Kreasi Jaya kepada Pimpinan PT. Sumber Rezeki.

Kami merupakan perusahaan yang bergerak di bidang pengadaan barang dan jasa pemasangan/instalasi listrik (elektrik) yang telah memiliki banyak pengalaman dalam melakukan pemasangan listrik di gedung-gedung perkantoran ternama.

Sehubungan dengan itu, sesuai informasi yang kami dapat bahwasannya PT. Sumber Rezeki merupakan perusahaan properti yang sedang berkembang pesat dan akan membangung sebuah perkantoran baru, maka kami bermaksud untuk mengajukan surat penawaran untuk jasa pemasangan dan instalasi listrik dimana ini merupakan spesialisasi kami.

Kami harap penawaran ini dapat berakhir dengan kerjasama yang dapat memberikan keuntungan terhadap kedua belah pihak. Sehubungan dengan surat penawaran yang kami buat, kami siap untuk mengadakan pertemuan dengan pihak PT. Sumber Rezeki guna menindaklanjuti penawaran yang kami buat.

 

Demikian surat penawaran ini kami buat, atas perhatiannya dan kerjasamanya kami sampaikan terima kasih. 

 

Hormat kami, 

 

Nurul Hidayah

Marketing Manager

—

Penting untuk memahami cara membuat surat resmi, karena surat ini sering digunakan di perguruan tinggi maupun kantor tempatmu bekerja nanti. Kamu juga bisa belajar materi Bahasa Indonesia dan pelajaran lainnya di Brain Academy. Gurunya berpengalaman, fasilitasnya lengkap, dan jadwalnya fleksibel!

Referensi:

Surat Resmi [Daring]. Tautan: https://integrasolusi.com/blog/surat-resmi-pengertian-bentuk-contoh-dan-kegunaanya/ (Diakses 4 Mei 2023)